PIM et ERP, différences et enjeux des logiciels

Les entreprises font face à la gestion complexe de données administratives et commerciales. Pour faciliter ce processus, des logiciels de gestion sont utilisés pour regrouper, stocker et organiser ces informations, améliorant ainsi la productivité des collaborateurs.

Parmi ces logiciels, l’ERP et le PIM sont essentiels pour coordonner efficacement les processus de production et de commercialisation, bien que distincts dans leurs rôles et fonctionnalités.

Leur intégration et connexion est devenue indispensable pour mener une stratégie omnicanale efficace, favorisant ainsi une commercialisation efficace des produits et l’optimisation des processus à chaque étape du cycle de vie du produit. 

Nous faisons le tour du sujet pour vous.

Intérêt de bien gérer ses données produit

L’étude intitulée « Value of Data », réalisée par Vanson Bourne pour Veritas, a sondé 1500 responsables informatiques et gestionnaires de données répartis dans 15 pays. Elle met en lumière l’impact significatif des défis liés à la gestion des données sur l’efficacité des employés, la productivité et la rentabilité des entreprises.

Voici les principaux enseignements :

• Les employés perdent deux heures par jour à rechercher des données, ce qui entraîne une baisse de 16 % de l’efficacité du personnel.

• Presque toutes les organisations mondiales interrogées (97 %) estiment avoir raté des opportunités précieuses en raison d’une gestion inefficace des données.

• Les personnes interrogées déclarent que leurs difficultés en matière de gestion des données signifient que leur capacité à prendre des décisions stratégiques est entravée (38 %), qu’elles sont moins agiles (35 %) et incapables d’être compétitives avec succès sur le marché (29 %). Plus d'un quart (27 %) sont plus vulnérables aux menaces de sécurité des données, et 25 % ont connu l'insatisfaction de leurs clients.

• Les personnes interrogées estiment que leur organisation perd plus de 2 millions de dollars par an en raison des difficultés rencontrées dans la gestion de leurs données.

Vous le comprenez, vos données constituent un pilier de votre entreprise. Vous devez en prendre soin pour bénéficier de tous leurs avantages.

Voici les bénéfices d’une bonne gestion de données :

• Amélioration de l’efficacité opérationnelle : une bonne gestion des données permet de gagner du temps dans le time to market, qui correspond au délai entre la conception d’un produit et sa diffusion.

• Meilleure expérience client : en comprenant mieux les besoins et les préférences de leurs clients grâce à l’analyse des données, les entreprises peuvent offrir des produits et des services plus adaptés.

• Réduction des coûts : une gestion efficace des données des produits peut contribuer à réduire les coûts liés à leur collecte, leur enrichissement et leur diffusion. La qualité optimale des données permet également de réduire les retours produits, coûteux pour l’entreprise.

• Innovation et compétitivité : les entreprises qui exploitent efficacement leurs données sont mieux positionnées pour innover et rester compétitives sur le marché.

• Prise de décision éclairée : des données précises et bien gérées permettent aux dirigeants d’entreprise de prendre des décisions éclairées.

Maintenant que c’est dit, abordons le sujet du PIM et de l’ERP.

Qu’est-ce qu’un ERP ?

Le terme ERP (Enterprise Resource Planning) ou PGI (Progiciel de Gestion Intégré) en français désigne le logiciel conçu pour centraliser les données globales d’une entreprise, provenant de divers services tels que la facturation, la paie, la gestion des stocks, le commerce, les ressources humaines, les achats, la production, etc.

Il sert de base solide à laquelle chaque service de l’entreprise est connecté, facilitant ainsi la gestion automatisée des processus. En d’autres termes, un ERP est une plateforme logicielle qui permet à une entreprise de centraliser et de coordonner ses processus commerciaux et opérationnels.

Concrètement, il regroupe plusieurs applications dédiées aux différents secteurs d’activité. Celles-ci sont interconnectées, toutes structurées autour d’une base de données unique. L’ERP assure le fonctionnement synchronisé et en temps réel de tous les systèmes essentiels à l’activité de l’entreprise. Il centralise toutes les informations, décloisonnant les différents services de l’entreprise et favorisant le partage des données via un point d’accès unique.

Qu’est-ce qu’un PIM ?

Le PIM, ou Product Information Management, est un système de gestion de l’information sur les produits. Il centralise et optimise les données des produits pour une diffusion cohérente sur divers canaux de vente web ou print, tels que les catalogues, les sites e-commerce et les marketplaces.

Ces données comprennent les caractéristiques techniques, marketing et commerciales, ainsi que les ressources numériques telles que les images, vidéos et documents PDF. Le PIM permet d’enrichir les contenus textuels, les attributs SEO et les médias, s’adaptant aux exigences de chaque canal de distribution. Il intègre également la catégorisation des produits, les fiches techniques, les descriptifs, etc.  

Avec sa capacité à référencer une grande variété d’informations liées aux produits, le PIM facilite la présentation des produits de manière attrayante sur différents supports.

De plus, le PIM offre la capacité de gérer les données dans toutes les langues, permettant ainsi de vendre sur tous les marchés internationaux. Cette fonctionnalité est essentielle pour les entreprises qui souhaitent étendre leur présence mondiale, car elle garantit une présentation cohérente et précise des produits, quelle que soit la langue utilisée par les clients potentiels.

En permettant la gestion multilingue des données, le PIM facilite la localisation et l’adaptation des contenus pour répondre aux besoins spécifiques de chaque marché.

Attention, il ne faut pas confondre les termes PIM et DAM. Le PIM gère les informations sur les produits, alors que le DAM (Digital Asset Management) gère les éléments numériques tels que les images, les vidéos et les fichiers multimédias.

PIM et ERP : des fonctionnements et usages différents

Bien qu’ils permettent tous les deux de gérer des données, ces deux solutions sont bien distinctes.

D’une part, la PIM se concentre spécifiquement sur la gestion des informations relatives aux produits dans un objectif de diffusion et de commercialisation.

D’autre part, les systèmes ERP sont conçus pour gérer l’ensemble des processus commerciaux d’une entreprise. Les données relatives aux produits sont alors utilisées dans une logique analytique, avec un objectif de production et de gestion des stocks.

Ainsi, la principale différence entre une solution PIM et un ERP réside dans leur domaine d’application et leur objectif fonctionnel.

Bien que les deux systèmes puissent se chevaucher dans certaines fonctionnalités, ils servent généralement des objectifs distincts au sein d’une entreprise. En revanche, ils sont souvent utilisés de manière complémentaire pour répondre à différents besoins de gestion.

Tableau récapitulatif

	ERP	PIM
Objectif principal	Centraliser les données relatives aux opérations internes de l’entreprise pour optimiser son efficacité globale.	Centraliser et gérer toutes les données relatives aux produits. Assurer la cohérence et la précision de ces informations à travers tous les canaux de vente.
Domaines d’application	Large gamme d’entreprises, y compris les fabricants, les distributeurs, les entreprises de services, etc.	Entreprises qui vendent des produits physiques ou numériques, en particulier pour celles dont la variété des produits est élevée ou lorsque les produits nécessitent des descriptions détaillées et de nombreux médias.
Utilisateurs	Utilisateurs de divers secteurs comme : - Direction générale - Direction des opérations - Finances et comptabilité - Ressources humaines - Gestion de la chaîne d’approvisionnement - Ventes et marketing - Production et fabrication - Service client	- Équipes de marketing et communication - Équipes de vente - Équipes e-commerce - Gestionnaires de produits - Équipes informatiques - Équipes PAO

Intérêt d’associer un PIM à son ERP

Les avantages du PIM et de l’ERP sont déjà nombreux en eux-mêmes. Mais associez les deux solutions et vous constaterez immédiatement la puissance qu’offre leur combinaison :

Centralisation et intégration des données

• Les données sur les produits gérées dans l’ERP peuvent être automatiquement intégrées au PIM via un connecteur pour assurer la cohérence et l’exactitude des informations qui seront diffusées sur les différents canaux de communication.

• En centralisant les données dans les deux systèmes, les entreprises peuvent éliminer les silos d’information et garantir que toutes les parties prenantes disposent d’une vue complète et précise des produits et des opérations.

Optimisation de la chaîne d’approvisionnement

• Les informations sur les produits du PIM peuvent être utilisées pour planifier la production, prévoir la demande et gérer les stocks dans l’ERP, permettant ainsi une chaîne d’approvisionnement plus efficace et réactive.

• En intégrant les données sur les fournisseurs et les commandes dans l’ERP avec les données sur les produits du PIM, les entreprises peuvent rationaliser les processus d’approvisionnement et réduire les coûts.

Amélioration du time to market

• Grâce à la centralisation et l’automatisation des données, les équipes de marketing, de vente et de gestion des produits peuvent accéder rapidement et facilement à des informations précises et à jour. Cela réduit les erreurs et les doublons, ce qui leur fait gagner un temps considérable.

• Le PIM permet d’automatiser de nombreux processus liés à la gestion des produits, tels que la création de catalogues, la mise à jour des prix, la traduction des descriptions, etc., facilitant ainsi la gestion de multiples projets de commercialisation simultanément. L’automatisation fait donc gagner du temps aux équipes qui peuvent se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.

Analyse et prise de décision basée sur les données

• En combinant les données sur les produits du PIM avec les données opérationnelles de l’ERP, les entreprises peuvent obtenir des insights approfondis sur les performances des produits, les tendances du marché et les comportements d’achat des clients.

• Ces analyses peuvent être utilisées pour prendre des décisions stratégiques éclairées, telles que le lancement de nouveaux produits, l’ajustement des prix, l’amélioration du PXM (Product Experience Management), la segmentation du marché et la planification des campagnes marketing.

Pour encore plus d’efficacité, vous pouvez également associer votre PIM et ERP à un outil CRM (Customer Relationship Management) et PLM (Product Lifecycle Management).

Comment associer les deux outils en 7 étapes

Voici quelques étapes et méthodes pour associer efficacement les deux solutions :

• Analyser les besoins : avant de commencer l’intégration, il est important de comprendre vos besoins spécifiques en termes de gestion des ressources opérationnelles et des informations produit. Cela vous permettra de déterminer quelles fonctionnalités sont nécessaires dans chaque système et comment ils peuvent être intégrés de manière efficace.

• Identifier les points d’intégration : cela peut inclure la synchronisation des données telles que les informations produit, les stocks, les commandes, les clients, etc. Il est également important de déterminer dans quel sens vos données seront synchronisées et avec quelle fréquence.

• Utiliser des connecteurs ou des APIs : de nombreux fournisseurs de logiciels ERP et PIM proposent des connecteurs prédéfinis ou des APIs (interfaces de programmation d’applications) pour faciliter la mise en place de l’intégration entre les deux systèmes. Ces connecteurs permettent de transférer automatiquement les données entre l’ERP et le PIM de manière transparente.

• Configurer les flux de données : une fois les connecteurs ou les APIs disponibles, les flux de données entre l’ERP et le PIM doivent être configurés. Cela implique de définir les règles de synchronisation, les mappings de données et les transformations nécessaires pour assurer la cohérence et la pertinence des données échangées.

• Assurer la cohérence des données : pendant le processus d’intégration, il est essentiel de veiller à ce que vos données restent cohérentes et précises entre votre ERP et votre solution PIM. Cela peut nécessiter des mécanismes de validation et de contrôle de la qualité des données pour détecter et corriger les éventuelles erreurs ou incohérences.

• Tester et valider l’intégration : avant de déployer l’intégration en production, il est recommandé de tester soigneusement vos flux de données pour vous assurer qu’ils fonctionnent comme prévu. Vous pourrez ainsi détecter et résoudre les problèmes potentiels avant qu’ils n’affectent les opérations commerciales.

• Former les utilisateurs : une fois l’intégration déployée, il est important de former les utilisateurs sur la manière d’utiliser efficacement les fonctionnalités intégrées. Cette dernière étape est cruciale pour garantir l’efficacité des solutions et maximiser les avantages pour votre entreprise.

En résumé

En conclusion, la gestion efficace des données est une composante essentielle de la réussite commerciale dans le paysage concurrentiel actuel.

En associant des outils tels que le PIM et l’ERP, les entreprises peuvent non seulement améliorer leur efficacité opérationnelle, mais aussi prendre des décisions plus éclairées, offrir une meilleure expérience client, réduire les coûts et rester compétitives sur le marché, en vendant mieux et plus vite.

Il est donc impératif pour les entreprises de reconnaître la valeur stratégique de leurs données et de mettre en œuvre des solutions efficaces de gestion des données pour réaliser leur plein potentiel de croissance et d’innovation.

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